El presente blog intenta dar respuesta en el marco del gobierno electronico al engorroso proceso manualizado de tramitación de la solvencia del seguro social.

En tal sentido, explico el proceso actual y la propuesta digital para la optimización de los recursos, del tiempo y del servicio.

La propuesta consiste en la automatización del proceso de adquisición de la solvencia del seguro social por parte de las empresas aportantes a dicha institución. Esto con la finalidad de disminuir los pasos manuales y los tiempos de espera intrinsecos en el proceso, que generan retrasos y trabas burocraticas hacia las empresas aportantes.

El siguiente proyecto consta de la explicación del proceso actual para la adquisición de la solvencia del IVSS, el cual visualiza por un lado, los pasos que debe realizar el usuario y el proceso interno de la institución, aunado a la estructura organizativa que soporta el proceso;  a su vez,  como contraparte, se presenta una descripción general de la propuesta de automatización del proceso, la cual comprende, por un lado, el proceso digitalizado de solicitud y obtención del documento y por el otro, el proceso de tramitación y control interno con el respectivo requerimiento tecnológico.

La Solvencia del Seguro Social es una herramienta usada por el Ejecutivo Nacional y expedida por el Instituto de los Seguros Sociales (IVSS) con la finalidad de fiscalizar los aportes por parte de las figuras aportantes (patrono), con la cual se cuacciona a la misma a estar al dia con los pagos correspondientes, cabe destacar que éstos recursos recaudados son el sustento financiero del Sistema de Seguridad Social de nuestra Patria y se encuentran regidos por la ley del Seguro social,  la cual establece que la responsabilidad de efectuar los pagos correspondientes a dicha institución recae sobre el patrono quien retiene el porcentaje establecido cono aporte al empleado y debe transferirlo mensualmente a las cuentas del IVSS.

Por tal razón,  se generan sistemas de control y fiscalización que permitan la oportuna obtención de esos recursos, de alli la importancia de dicho documento, el cual les es indispensable a las empresas e instituciones venezolanas para la obtención de la solvencia laboral, ésta última requisito para realizar una gran cantidad de procesos regulados por el Estado, como lo son: la solicitud de divisas, la contratación y licitación  con empresas e instituciones públicas, entre otras.

A. Solicitud de Solvencia por parte del usuario

La empresa solicitante se dirige a la página web del Seguro Social, la cual es www.ivss.gov.ve, selecciona el link correspondiente a la descarga de la planilla de solicitud de solvencia del seguro social (14-91), ésta es llenada según los datos exigidos por la misma y, paralelamente la empresa debe introducir su nombre de usuario y su clave correspondiente en la página web del IVSS para imprimir los cálculos de deuda con históricos de aportes.  Luego debe dirigirse al banco correspondiente para cancelar la deuda.

Una vez realizado los pasos anteriores, el usuario se dirige en horas de la tarde de un dia especifico -el cual depende del último digito del número de empresa- a la caja regional del IVSS, y debe consignar: la planilla de solicitud de solvencia (14-91), el Vouche de pago, el histórico de aportes, al acta constitutiva de la empresa, copia de la cédula del representante legal de la empresa, forma 14-01 y forma 14-02. Vale destacar, que la forma 14-01 es la inscripción ante el seguro social como patrono, y la forma 14-02 es el registro de asegurado el cual permite afiliar a los trabajadores al seguro social obligatorio.

Luego de ello, el funcionario receptor revisa que la documentación se encuentre completa y ordenada, y entrega acuse de recibo de la planilla de solicitud de solvencia (14-91) al usuario, el cual debe esperar 8 dias para recibir respuesta.

Este proceso de solicitud de Solvencia se realiza mensulamente.

B. Proceso Interno

El funcionario receptor de la documentación consigna carpeta a un analista de la caja regional del IVSS, el cual debe comparar el historico de aportes y la deuda con el expuesto en la página web, asimsimo; compara la solvencia inmediata pasada y los demás documentos consignados por el usuario con el fisico existente en el archivo de la caja regional;  si éstos documentos coinciden el analista pasa la respectiva carpeta al área de generación de solvencia, en donde se genera la solvencia fisica y se traslada a la persona responsable de la caja regional, quien debe firmarla, una vez realizado ésto, se debe entregar al funcionario receptor para su entrega al usuario respectivo.

En caso que la documentación consignada no coincida con la información que reposa en la caja regional, el analista entrega carpeta al funcionario receptor para su devolución.

Propuesta de Proceso Automatizado

A. Solicitud de Solvencia por parte del usuario

El usuario ingresa a la página web del IVSS y selecciona el link de solvencia, en donde  ingresa la clave usuario y validación IP de su empresa, consecuentemente ingresa a link realizar o validar pago, selecciona el sector del país donde se encuentra radicada la empresa, selecciona forma de pago, que puede ser: cuenta afiliada, transferencia, taquilla o trajeta de crédito, según la forma seleccionada se vaciarán los datos correspondientes, en caso de realizar pago con tarjeta de crédito deberá introducir los datos de la tarjeta para efectuar pagos al momento.

Una vez realizado esto, se ingresa el código de seguridad que el sistema envia al correo electrónico respectivo y via mensaje de texto a un celular afiliado previamente, luego de ello se abre automáticamente ventana que muestra al usuario información sobre el proceso que se acaba de realizar, aparece en página que se ha realizado el proceso exitosamente, a su vez da opción de imprimir ahora e imprimir luego solvencia IVSS emanada por el sistema.

Cada seis meses la empresa deberá consignar planilla de declaración el cual es sustento y validación de las planillas otorgadas por el sistema, esto consta de declaración con ingresos y egresos de empleados, copia de solvencias impresas, copia y original del libro diario y otros recaudos necesarios para validar dichas solvencias.

B.  Proceso Interno

La institución está encargada de generar una base de datos de las empresas de todo el pais que se encuentren inscritas en el IVSS, éstos datos comprenden: nombre de la empresa, número de contrato, aportes históricos, nómina, usuario, clave, otros.  Asimismo, el número de empresa debe estar afiliado a un número de cuenta con el fin de realizar pagos directos.

En la correspondiente base de datos, se debe asignar un usuario y clave con software de vaidación, se debe generar una aplicación para cargar tipo de pago, el cual puede ser por tarjeta de crédito, cuenta afiliada, número de vouchers, y  transferencia bancaria.

Igualmente, se debe generar aplicación para cargar ingreso y egreso de empleados, el cual está sujeto a declaración posterior.  Ésta aplicación debe permitir al empleado por medio de su número de cédula verificar que los pagos correspondientes a sus aportes estén realizados de manera adecuada y oportuna.  Además de permitirle, realizar denuncias con respecto a sus cotizaciones.

Se genera aplicación para filtrar el histórico de aportes y calcular deuda actual, ésto genera un código de seguridad que será enviado vía correo electrónico respectivo y mensaje de texto a número de celular afiliado cada vez que se solicite el cálculo de la deuda, este código de seguridad será usado para validar pago e imprimir solvencia.

El control interno de la institución con respecto a la tramitación de la solvencia, será realizado cada seis meses por medio de una declaración con ingresos y egresos de empleados, copia de solvencias impresas, copia y original del libro diario y otros recaudos necesarios para validar dichas solvencias.

PROCESO ACTUAL

A. SOLICITUD DE SOLVENCIA POR PARTE DEL USUARIO

B. PROCESO INTERNO

PROCESO AUTOMATIZADO

A. SOLICITUD DE SOLVENCIA POR PARTE DEL USUARIO

B. PROCESO INTERNO